10 Tips para usar Gemini AI en Google Docs

Gemini ya está integrado en Google Docs y las posibles mejoras en productividad y creatividad son sustanciales. ¿Cómo puedes maximizar la utilidad de esta poderosa herramienta? Sigue leyendo para conocer 10 consejos que te ayudarán en el camino hacia convertirte en un experto en Gemini.

La magia de Google Docs

Recuerdo la primera vez que hablé por teléfono con un colega y revisé un documento de Google mientras veía en vivo lo que resaltaba y escribía. Fue una manera increíblemente eficiente de colaborar, editando texto juntos desde ubicaciones remotas. Google Docs sigue siendo una herramienta de productividad que puede parecer mágica, en particular ahora con la infusión de IA en una variedad de formas. (Por ejemplo, simplemente escribí «en una variable» y luego presioné la tecla de tabulación para aceptar la continuación sugerida de Google. Hm… ahora me pregunto si tal vez soy demasiado predecible).

Gemini en Google Docs

Gemini, antes conocida como Bard, se lanzó inicialmente hace poco más de un año, en marzo de 2023. En la conferencia para desarrolladores I/O de mayo de 2024, Google anunció que incorporaría Gemini 1.5 Pro a la barra lateral de Google Docs, Sheets, Slides, Drive y Gmail. Con la integración de Gemini, «un socio colaborativo impulsado por IA» (como se describió a sí mismo Gemini), Google Docs es una herramienta aún más poderosa.

Recorrido en vídeo del panel lateral de Gemini

El video de consejos rápidos de Wursta ofrece un recorrido por Gemini en Google Docs. Verá cómo al hacer clic en el ícono con forma de diamante en la esquina superior derecha aparece el panel lateral de Gemini. Se mostrará automáticamente un resumen de su documento. Puede hacer preguntas sobre el documento y solicitar un resumen de una parte específica del documento o un resumen en un formato específico. En la parte inferior del panel, verá «Ingrese un mensaje aquí». La IA de mensajes es un arte. Descargue la «Guía básica de mensajes de Gemini para Workspace» de Google, que incluye muchos consejos excelentes para que pueda enviar mensajes como un profesional.

Entender Gemini para Google Workspace

Gemini aprovecha tecnologías avanzadas de aprendizaje automático y procesamiento del lenguaje natural para brindar asistencia en tiempo real a los usuarios. Gemini puede ayudar a escribir, visualizar, organizar y conectar de manera más significativa dentro de Google Docs.

Características principales de Gemini en Google Docs

• Sugerencias de redacción inteligente: Gemini ofrece sugerencias para mejorar la elección de palabras, la gramática y la estructura de las oraciones. También detecta el plagio, lo que garantiza la originalidad del documento.
• Traducción en tiempo real: Gemini puede traducir documentos a varios idiomas, lo que facilita la colaboración con equipos internacionales.
• Resumen y extracción: Gemini puede resumir documentos largos, extraer puntos clave y generar transcripciones de archivos de audio y video.
• Análisis y visualización de datos: Gemini puede analizar datos dentro de documentos, crear gráficos e identificar tendencias y patrones.
• Notas de reuniones y elementos de acción: Gemini puede tomar notas durante las reuniones, identificar elementos de acción y asignar tareas a los miembros del equipo.
• Colaboración y retroalimentación: Gemini facilita la colaboración en tiempo real, lo que permite que varios usuarios trabajen en un documento simultáneamente. También permite a los usuarios proporcionar y recibir retroalimentación fácilmente.

Por supuesto, no puedo escribir sobre el uso de Gemini en Google Docs sin utilizar Gemini en este documento. Utilicé a Gemini para escribir este blog y obtuve lo siguiente.

Consejos prácticos para utilizar Gemini en Google Docs

1. Utilice plantillas

Gemini ofrece una amplia gama de plantillas prediseñadas para distintos tipos de documentos, como currículums, propuestas, materiales de marketing y más. Estas plantillas proporcionan un marco estructurado que garantiza que sus documentos estén bien organizados y sean visualmente atractivos. Con las plantillas de Gemini, puede ahorrar tiempo y esfuerzo mientras crea documentos de aspecto profesional.

2. Haz preguntas

Gemini actúa como un asistente experto que responde a sus preguntas relacionadas con el contenido del documento. Ya sea que necesite una aclaración sobre un tema en particular, requiera información adicional o desee explorar perspectivas alternativas, Gemini puede brindarle ideas y sugerencias rápidas. Esta función interactiva le permite mejorar su redacción y obtener una comprensión más profunda del tema en cuestión.

3. Integrar con otras herramientas

Gemini se integra perfectamente con otras herramientas de Google Workspace, como Gmail, Sheets y Slides. Esta integración te permite acceder a las funciones de Gemini directamente desde estas herramientas, lo que fomenta un flujo de trabajo coherente. Por ejemplo, puedes utilizar la asistencia de escritura de Gemini mientras redactas correos electrónicos en Gmail, generar gráficos a partir de datos en Sheets o crear presentaciones visualmente atractivas en Slides.*Pronto habrá más información.

4. Utilice comandos de voz

Gemini admite comandos de voz, lo que ofrece una interacción con la herramienta sin necesidad de usar las manos. Esta función es especialmente útil cuando necesitas realizar varias tareas a la vez o prefieres navegar por Gemini usando la voz. Con los comandos de voz, puedes acceder a varias funciones, como generar resúmenes, hacer preguntas y controlar la interfaz de la herramienta.

5. Explorar atajos de teclado

Para mejorar su productividad, Gemini ofrece una variedad de atajos de teclado. Estos atajos le permiten acceder rápidamente a funciones y comandos comunes sin depender del mouse. Familiarizarse con estos atajos puede agilizar su flujo de trabajo y ahorrar tiempo valioso.

Y más

Basándose en los consejos anteriores que le proporcionó Gemini, también puede:

6. Obtenga ayuda para usar Google Docs

Mientras trabajas con Google Docs, Gemini puede ayudarte no solo con la redacción y edición, sino también con el uso de la herramienta Google Docs. Haz preguntas como, por ejemplo, cómo cambiar el formato de los subtítulos o insertar una tabla de contenidos.

7. Práctica para entrevistas

Gemini puede ayudarte a prepararte tanto para una entrevista como para entrevistar a un candidato. Le dije a Gemini: “Eres el director ejecutivo de una startup de ciberseguridad SaaS. Me estás entrevistando para el puesto de director de marketing. ¿Qué preguntas me harías? ¿Qué respuestas preferirías escuchar?”.

Las respuestas fueron excelentes y completas, e incluyeron preguntas al candidato a director de marketing sobre tácticas de marketing como el marketing de contenidos.

8. Incorporar otras aplicaciones de Google Workspace

Gemini sugirió “integrar con otras herramientas”, pero vale la pena profundizar en ello. Las herramientas de Google Workspace siempre han tenido como objetivo permitir la colaboración en tiempo real, tanto entre personas como entre aplicaciones. La mayoría de los usuarios aprecian las funciones convenientes, como una advertencia si está a punto de enviarle un correo electrónico a alguien con un documento al que aún no le ha otorgado acceso. El enfoque de nuestro blog es cómo usar Gemini AI en Google Docs, pero, como ocurre con todas las funciones de Workspace, existe una gran utilidad en la incorporación perfecta de otras herramientas. El soporte de Google sugiere “resumir sus archivos de Drive y correos electrónicos de Gmail”, entre las muchas formas de colaborar con Gemini in Google Docs.

Conéctese a su Google Drive para importar otros archivos con información o para crear más contenido. Por ejemplo, haga referencia a un documento con las estrategias de precios de sus competidores y solicite a Gemini que las compare con las suyas.

9. Diviértete un poco

Probablemente todos hemos experimentado que nuestros compañeros no han podido ejecutar una tarea de forma fiable y que nos ha irritado tener que recordárselo constantemente. Le pedí a Géminis que escribiera un recordatorio como si fuera un rey que redactara un decreto real.

“¡Escuchad, escuchad! ¡Leales súbditos del reino de las ventas!

¡Que se sepa en todo el país que la presentación oportuna de los informes de victoria no es una mera sugerencia, sino un decreto real! El incumplimiento de esta orden tendrá como resultado una consecuencia desafortunada: ¡la retención de sus legítimas comisiones!

Por lo tanto, yo, su benévolo gobernante, los insto a que documenten diligentemente sus victorias en los pergaminos sagrados de nuestro sistema. Al hacerlo, garantizarán el rápido y abundante flujo de riquezas a sus arcas.

¡Que así sea! 👑 💰 📜”

10. Califica los resultados de Gemini

Una vez que Gemini te entregue el contenido que solicitaste, tienes la opción de calificar el resultado haciendo clic en el pulgar hacia arriba o hacia abajo. Después de hacer clic, se te solicitará* que expliques por qué hiciste esa evaluación. Puedes seleccionar de una lista de razones sugeridas, así como escribir en un cuadro de texto para proporcionar comentarios adicionales.

Para obtener una calificación positiva, puede seleccionar cualquiera o todas las siguientes opciones:

• Correcto
• Fácil de entender
• Completo

Para una calificación negativa, las opciones son:

• No es correcto desde el punto de vista fáctico
• Hizo lo que pedí, pero la respuesta fue inexacta
• No es el formato ni el estilo que quería
• Ofensivo/inseguro
• Información personal expuesta
• Problema legal

*Sí, la IA te lo indicará. Aunque, según mi experiencia, esto no es constante. A veces, solo verás un mensaje que diga “¡Gracias por tus comentarios!”.

Empiece a utilizar Gemini en Google Docs hoy mismo

Al aprovechar las capacidades de Gemini, los usuarios pueden descubrir nuevas posibilidades y lograr un mayor éxito en sus funciones. Wursta entiende que adoptar la IA no es solo un cambio tecnológico, sino una transformación organizacional integral. Explore, evalúe y encaje la solución Gemini for Workspace con las capacidades de Wursta con su Marco 3E para el éxito.