Agregando Automatizaciones a Google Drive con Apps Script

Patrick Della Peruta

• 18 de enero, 2023
• 7 minutos de lectura

Google Drive es una herramienta de colaboración maravillosa que ofrece varias funciones y características avanzadas. Sin embargo a veces puedes necesitar ciertas características que no están incluídas. Afortunadamente con sólo unas pocas líneas de código, puedes automatizar ciertas tareas repetitivas, integrar con APIs y servicios externos y construir integraciones que te ahorrarán tiempo y te ayudarán a trabajar más eficientemente.

He recibido varias solicitudes extrañas en los más de 10 años que he estado trabajando cómo un Arquitecto de Google Cloud, muchas de las cuales son pequeñas utilidades de las que la mayoría de usuarios de Drive podrían beneficiarse. Por ejemplo, si has trabajado usando un folder compartido en Google Drive te habrás fijado que no hay manera de recibir notificaciones automáticas cuando un colega agrega nuevos archivos a aquella carpeta. Usando un script de aplicaciones podrás configurar esta función.

1. Crea un nuevo script yendo a Google Drive.
   • Haga clic en el botón «Nuevo,» luego seleccione «Google Apps Script»
   • Dale un nombre a tus script y abre el editor de scripts
2. Agrega un disparador que ejecutará el script automáticamente cuando se agregue un archivo a la carpeta.
   • Ve al menú de «editar» y selecciona «disparadores de proyectos actuales»
   • Especifica que el script debe ejecutarse cuando se agrega un archivo a una carpeta y configura la carpeta específica que deseas monitorear
3. Con el editor de script tendrás que escribir el código que enviará la notificación. Puedes usar el MailApp incorporado para enviar una notificación por correo electrónico

Crea el Mismo Grupo de Carpetas para Cada Nuevo Proyecto

Otra utilidad que creé fue para un grupo de gestión de proyecto que necesitaba un proceso donde los mismo grupos de carpetas se creaban para cada nuevo proyecto que se les asignaba. Para lograr esto generamos un Script de Google Apps que renderiza una página HTML. A partir de la página HTML, que agregamos a Google App Launcher, el Gerente de Proyectos ingresa algunas variables sobre el proyecto y ¡voilà! Un grupo de carpetas se crea automáticamente en la destinación de Drive que ellos escojan (la cual está codificada en la aplicación).

Más Casos de Uso a Través de los Seminarios Web

El año pasado, organizamos un seminario web que profundizó en los casos de usos comunes de Apps Script con Google Workspace para organizaciones. Puedes ver la grabación del seminario para las demostraciones de casos de uso de Apps Script, o lee el blog.

¿Preocupado por los Procesos Ineficientes?

Estos son sólo algunos de los ejemplos en los que pensamos a través de nuestros años de experiencia pero las posibilidades son infinitas. Si te preocupan los procesos ineficientes o si quieres que Google Drive haga cosas en una manera única, ¡nos encantaría saber de tí!