Guía del administrador de TI para Gemini: Plan de Implementación paso a paso (parte I)

En la mayoría de los casos, implementar Gemini para Google Workspace es sencillo. Solo tienes que elegir un plan y registrarte. La funcionalidad está completamente integrada con las aplicaciones de productividad que tu equipo ya usa todos los días.

Pero, ¿cómo puedes hacer que la implementación de Gemini sea más efectiva? ¿Cómo puedes ayudar a que todos se sientan cómodos con la herramienta y maximizar su utilidad? Sigue leyendo para conocer los 20 pasos de Wursta para que los gerentes de TI implementen Gemini para Google Workspace de manera efectiva.

Hemos dividido nuestras recomendaciones de implementación en dos fases: 

1. Preparación y lanzamiento de Gemini en su organización
2. Recomendaciones sobre cómo usar Gemini de manera eficaz todos los días. ← ¡Disponible la próxima semana!

Fase I: Consejos para prepararse para el lanzamiento de Gemini para Google Workspace

1. Determinar qué usuarios podrían beneficiarse

Antes de la implementación, audite su organización para ver qué usuarios podrían beneficiarse más de Gemini para Google Workspace. Determine qué usuarios podrían beneficiarse de una herramienta de productividad de IA para aumentar su producción creativa. Además, considere quién podría necesitar ayuda con las reuniones remotas cuando hable con las partes interesadas en otros lugares donde los subtítulos traducidos en vivo podrían ser útiles.

2. Seleccione un SKU de licencia y calcule los costos

En primer lugar, debes determinar qué SKU de licencia tiene más sentido para tu organización. Google ofrece varias opciones para la funcionalidad de IA generativa dentro de Google Workspace. Hay complementos entre los que puedes elegir, incluidos AI Security, AI Meetings & Messaging, Gemini Business y Gemini Enterprise.

Gemini Business puede ayudar a sus usuarios a mejorar la productividad, impulsar la creatividad y ahorrar tiempo. Cada usuario está sujeto a un límite de uso mensual, que es suficiente para las necesidades típicas de la IA generativa. Tanto Gemini Business como Gemini Enterprise tienen acceso a Ultra 1.0, que es el modelo de IA más capaz de Google.

Determine qué SKU funciona para su equipo y calcule los costos totales, que necesitará para el paso 8.

3. Privacidad y Gobernanza de datos: No es necesario saltar obstáculos

Con la versión Enterprise de Gemini para Google Workspace, los administradores de TI tienen la capacidad de analizar de forma proactiva qué información confidencial ya existe en su organización. Sus datos de Gemini para Google Workspace reciben los mismos estándares de seguridad y protección de datos que cualquier otro servicio de Google Workspace. Dentro de su propio dominio de Google Workspace, las protecciones de Google Workspace existentes que ya haya implementado en su organización se aplicarán automáticamente a medida que implemente Gemini.

No hay muchos obstáculos técnicos que deba superar para implementar Gemini para Google Workspace siempre que ya tenga estándares de seguridad implementados para proteger sus otros servicios de Google Workspace, por ejemplo, tener el acceso y los permisos correctos, como:

• Normas de protección de datos para datos confidenciales
• Políticas de dispositivos
• Políticas de acceso contextuales para garantizar que los usuarios adecuados tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado

Si ya tienes estas configuraciones de seguridad de Google Workspace implementadas, se aplicarán automáticamente a Gemini.

Google nunca utiliza datos de clientes para entrenar sus modelos de IA. Tus datos son tus datos. Existen programas de prueba de confianza en los que las organizaciones optan por permitir que Google use sus datos para entrenar modelos de IA. Sin embargo, las organizaciones deben tomar medidas y optar por participar en dichos programas. No terminarás dando tu consentimiento para participar como parte de la aceptación de los extensos términos y condiciones de un EULA para un servicio diferente. Además, Gemini no permite que los avisos o el contenido de la sesión se filtren entre usuarios. Tus usuarios no tendrán acceso a ninguna información a la que no tengan acceso actualmente.

4. Establecer una jerarquía organizacional óptima (o confirmar su existencia)

Si ya tienes un dominio de Google Workspace, lo más probable es que ya tengas configurada una jerarquía organizativa suficiente. Esto significa que también tienes una política de acceso y permisos optimizada dentro de tu organización, de modo que cuando implementes Gemini para Google Workspace, tus usuarios tendrán acceso a la información correcta en el momento adecuado.

5. Asignar licencias

Los administradores de Google Workspace pueden ir a admin.google.com y, en el panel de la izquierda, en “Directorio”, seleccionar “Usuarios”. Asegúrese de asignar una licencia para usted mismo. No es necesario que asigne licencias manualmente a usuarios individuales. En su lugar, puede:

• Asignar licencias a todos los usuarios dentro de un archivo CSV para implementar a nivel masivo
• Usar las capacidades de API disponibles para un enfoque más automático
• Asignar licencias a todos los usuarios dentro de una unidad organizativa

6. Usos del crowdsourcing: compartir la riqueza

Socialice el éxito reclutando usuarios avanzados para que sean campeones de Google en su organización. Deles insignias de perfil y bríndeles oportunidades para hablar y compartir lo que han aprendido. Sus campeones pueden consistir en el 5-10% de su base total de usuarios de Gemini y también podrían servir como una red de apoyo entre pares para la fase de lanzamiento global.

A medida que los empleados de su organización se sientan cada vez más cómodos con Gemini, anímelos a compartir sus casos de éxito. El crowdsourcing no solo puede ayudar a expandir el éxito, sino que también puede inspirar nuevas ideas, lo que genera nuevos usos.

7. Tener un enfoque estructurado en la gestión del cambio

La gestión del cambio es un área de práctica esencial para ayudar a las personas a lograr mejoras en la productividad, al mismo tiempo que aumenta la satisfacción de los empleados y el valor comercial general. Como dijo el presentador Dann Matos, gerente de éxito del cliente de Google Workspace, «Gemini, junto con otras capacidades de GenAI, están aquí para ayudar a las personas a hacer más, no al revés».

Matos continuó: “La capacitación no es sinónimo de gestión del cambio… La capacitación es clave, pero no debe confundirse con la totalidad de la gestión del cambio”.

Facilite sesiones de atención al público para responder preguntas de los usuarios de Gemini y permitir que estos brinden comentarios en vivo. Las sesiones de atención al público podrían ser sesiones de 30 minutos que se realizan dos veces por semana. Las guías de usuario personalizadas también pueden ser recursos particularmente útiles.

8. Entrena a tus usuarios

Ofrezca capacitación y recursos proactivos a su base de usuarios para garantizar que tengan el conocimiento y la comodidad necesarios para optimizar estas herramientas. Wursta ofrece capacitación como parte de nuestros servicios de cambio y transformación del espacio de trabajo Gemini.

9. Medir el ROI

El Grupo Nacional de Investigación encuestó a más de 2.500 líderes empresariales de nivel ejecutivo y descubrió lo siguiente:

• El 74 % de las empresas que utilizan la IA de última generación están viendo un retorno de la inversión (ROI), y un 30-35 % adicional prevé un ROI en los próximos 12 meses.
• El 45 % de las organizaciones que informan mejoras en la productividad estiman que la productividad de los empleados se ha duplicado al menos gracias a la IA de última generación.

Google encuestó recientemente a sus clientes empresariales que utilizan Gemini y descubrió lo siguiente:

• Los usuarios ahorran un promedio de 105 minutos por usuario, por semana
• El 75 % de los usuarios diarios de Gemini for Workspace afirman que mejora la calidad de su trabajo

Todas son buenas noticias. Como administrador de TI que implementa Gemini para Google Workspace, es posible que desee calcular el retorno de la inversión que obtiene su organización. Para reunir las cifras necesarias, considere seguir los siguientes pasos:

• Determina qué porcentaje de las horas de trabajo de los usuarios se dedican a actividades en las que Gemini puede ayudar, como la generación de contenido y la lectura de correos electrónicos. El 15 % es una estimación razonable.
• Multiplica este porcentaje por los salarios de los empleados para convertir los minutos ahorrados en ganancias financieras.
• Para los roles que generan ingresos, como las ventas, calcula las ganancias de ingresos debido al aumento de la productividad.

10. Participe en la Comunidad de Workspace

Esta página de la comunidad de Google Cloud incluye enlaces a múltiples sugerencias y recursos para maximizar su productividad con Gemini para Google Workspace, incluidos recursos de soporte para comenzar y documentación de ayuda. También puede participar en la comunidad de Workspace.

11. Mantener los logros

Un marco de gestión de cambios sólido incorpora planes claros, actividades impactantes y métricas relevantes que miden el progreso e identifican áreas de mejora. Incluya ciclos de retroalimentación activos para que pueda comprender qué está sucediendo, cómo experimentan el producto los usuarios finales y qué ganancias están obteniendo.

Esté atento a la segunda parte, en la que cubriremos cómo comenzar a trabajar con Gemini en toda la organización.