2022 Round-Up: Major Google Workspace & Cybersecurity Updates

Caitlin Qualkinbush
  • 7 minutos de lectura

Hemos reunido las actualizaciones más innovadoras de Google durante todo el año, al igual que la información de cómo aplicarlas a tus equipos.

1. Diseño de Gmail

A principios del 2022 Google rediseñó su interfaz y lo convirtió recientemente en el estándar permanente para todos sus usuarios. El nuevo interfaz está organizado de forma más concisa e intenta integrar Gmail, Chat y Meet más cómodamente de un vistazo.

Si tu equipo necesita hacer ajustes, puedes mantener el Chat abierto en una página aparte adicionalmente a Gmail o descarga la aplicación para usar ambas al mismo tiempo. También tienes la opción de personalizar el panel, por ejemplo, deshabilitando aplicaciones en la vista de Gmail.

2. Actualizaciones del Calendario

Una nueva característica te permite asignar las horas de trabajo y ubicación especificando cuándo trabajarás in situ y cuando lo harás remotamente, al igual que especificar en qué edificio estarás trabajando.

Cuando haya que agendar las reuniones, los horarios en los que tus colegas no estén trabajando se visualizan en color gris para indicar que no están disponibles. Cuando esté en la agenda que vas a trabajar remotamente tu respuesta indicará automáticamente que vas a asistir a la reunión de forma virtual.

En Chat los íconos allado de los nombres de cada participante muestran cuando están fuera de la oficina o en el tiempo de “concentrarse.” Finalmente el nuevo interfaz para los mensajes de Google Calendar permite que los detalles acerca de los eventos sean más útiles y accesibles, especialmente para los eventos que han sido actualizados.

3. Horarios de Citas

Google te ayuda a hacer tiempo en tu calendario para que la gente pueda programar citas por medio de Horarios de Citas. Estos horarios se comunican bien con plataformas externas de calendario como Outlook. Hay muchas opciones de personalización y puedes crear varios horarios o enlaces a diferentes tipos de citas. Estos Horarios de Citas son fáciles de compartir con terceros al agregar un enlace en línea con una firma de correo electrónico.

4. Google Drive y Google Docs

Usa nuevas plantillas de tablas y fichas desplegables en Google Docs para crear documentos colaborativos. Presiona la tecla del símbolo @ en Google Docs o Sheets para ver las posibilidades.

Con las etiquetas de Google Drive puedes categorizar y mejorar la protección del contenido. Ahora los administradores pueden aplicar hasta 5 etiquetas en blanco a los nuevos archivos o a los archivos recién creados. Cuando se aplica esto, los usuarios pueden llenar un espacio en Label Manager y así tendrán más control sobre cómo se comparten los documentos.

Una nueva plantilla de borradores del correo electrónico en Google Docs facilita las colaboraciones en un correo electrónico. Finalmente las nuevas funciones permiten conexiones perfectas entre todas las aplicaciones tales como ver y editar los archivos directamente con Google Chat.

5. Google Sheets

El límite de celdas en Google Sheets se está duplicando de 5 millones a 10 millones de celdas.

Las actualizaciones de Smart Canvas incluyen la implementación de chips inteligentes en Google Sheets, que se implementaron previamente en Google Docs en 2021. Los chips inteligentes permiten que insertes otros archivos de Google Drive, eventos de calendario, etc. directamente a una Sheet, apareciendo como botón para que se vea más simplificado. Al acercar tu mouse, mostrará más información.

6. Seguridad

Ahora Google ofrece una capa adicional de cifrado con cifrado del lado del cliente. Dentro de Google Drive, puedes cifrar tus datos a través de tu navegador con un complemento, utilizando tu propia clave de cifrado.

En la conferencia de Google Cloud Next en Octubre, Google reveló sus planes de adquirir Mandiant y Siemplify para reforzar su plataforma de Chronicle Security Operations.

Chronicle Security Operations incluye Chronicle SIEM, Chronicle SOAR e inteligencia contra las amenazas. Chronicle tiene una máquina IA que detecta rápidamente las amenazas para que puedas investigar y reaccionar. Con SOAR puedes automatizar una secuencia de eventos que ocurrirían como reacción hacia una amenaza sin la necesidad de una interacción manual por parte de un analista.

Además ahora puedes aplicar reglas contextuales para proteger el acceso a la Consola de Administración. Por ejemplo, puedes habilitar restricciones basadas en IP y versión mínima del sistema operativo del dispositivo.

Wursta lanzará servicios de monitoreo de seguridad en el primer trimestre de 2023 para ayudar a las empresas hacer monitoreo de seguridad y caza de amenazas.

7. Beyond Corp y Zero Trust

Beyond Corp, la implementación de Google con el modelo de cero confianza, asegura más el acceso con análisis contextual y reglas para que los dispositivos y las redes de las que vienen sean seguras. Ayuda a las compañías crear varios chequeos y evaluaciones por medio de interacciones con los servicios Google Cloud que los sistemas y datos de los usuarios se mantengan asegurados.

Beyond Corp está ayudando a que las políticas sean más granulares, ampliando las opciones de las compañías. Dependiendo del apetito por el riesgo de su organización, puede hacer cumplir reglas granulares para cada usuario, como habilitar el acceso desde cualquier lugar para los usuarios que no acceden a datos de alto riesgo. Con cientos de configuraciones, la complejidad se vuelve difícil de configurar y es ahí cuando Wursta puede intervenir y ayudar estableciendo los contextos y las reglas alrededor de identidades y dispositivos.

Es prácticamente imperceptible para los usuarios finales que están manejándose con cero confianza excepto si violan la política o encuentra n una denegación de acceso.

8. Prevención de Pérdidas de Datos o Data Loss Prevention (DLP)

Los cambios de Prevención de Pérdidas de Datos incluyen el mejoramiento del motor de reglas y la ampliación de las capacidades de monitoreo para incluir Google Chat y Meet. Puedes establecer las reglas de estas aplicaciones e identificar, cuando los datos se han perdido, utilizando las mismas reglas generales que usas para Gmail y Drive. Ahora DLP monitorea los datos PII y bloquea a los usuarios de que copien a partir del navegador de Chrome.

Google expandió sus capacidades para identificar riesgos en tu computadora de escritorio. Por medio de los perfiles de Chrome, puedes reforzar las reglas a través del explorador de Chrome. Otros productos DLP en el mercado requieren instalar a los nuevos clientes en su escritorio local pero con Google ahora está reforzado en el navegador.

9. Google Meet

Con imagen en imagen y fijación múltiple disponible para Google Meet en Chrome puedes ver hasta cuatro videos flotantes encima de otras ventanas. Esto te permite seguir viendo lo que pasa en la reunión si necesitas referirte a otra pestaña o ventana.

Antes de las reuniones, los organizadores pueden habilitar de antemano las breakout rooms, encender o apagar las opciones de moderador y asignar a los coanfitriones en Google Calendar.

Ahora disponible para el público en general, las reuniones en inglés se pueden traducir con subtítulos en vivo al español, francés, portugués y alemán.

Google ha mejorado la experiencia para eliminar a los usuarios de las llamadas en Google meet. Cuando sacas a un participante, se te pedirá que lo elimines, llenes un reporte de abuso y/o bloqueo del usuario para que no regrese a la llamada.

Contacta a Wursta si quieres hablar acerca de tu seguridad o de la gestiónde cambios organizacionales. Nuestro equipo apoya tu despliegue de nueva tecnología, llevando a tus usuarios a través de lo que podría ser un tropiezo frustrante convirtiéndoles rápidamente en usuarios avanzados.