Las 6 Mejores Maneras de Ahorrar Dinero con Google Workspace

Migrar a Google Workspace te brinda varias ventajas, empezando por una mejor colaboración, hasta una mayor seguridad. Pero muchas organizaciones no están aprovechando todas las funcionalidades por las que pagan, por ende, gastan más dinero. Te guiaremos a través de las 6 mejores maneras de ahorrar.

1. Estandarizar los Sistemas de Almacenamiento

Varias organizaciones se subscriben a Google Workspace mientras continúan utilizando otros sistemas como Box y Dropbox. Con Google Workspace tienes acceso a las herramientas como Google Drive, el cual tiene toda la funcionalidad de Box sincostos adicionales. Continuar el uso de Box implica un gasto adicional innecesario, a la vez que no utilizas la funcionalidad que ya estás pagando.

En lo que concierne a las características, Google Workspace versus Box es lo mismo que comparar un juego de llantas a un auto completo – el primero logra sólo un pequeño subconjunto de lo segundo. Sin embargo, existen algunas maneras en que Google gana un enfrentamiento cara a cara. Por ejemplo, Box tiene un límite de tamaño de archivo de 150GB, comparado con los 5TB de Google Drive. Adicionalmente Google ofrece un límite máximo de sincronización de archivos por día más alto.

2. Consolidar las Plataformas de Colaboración

Hasta ahora me dejó perplejo la elección de llamar a una herramienta de productividad «Slack.» Pese al nombre equivocado sigue siendo una aplicación popular. Sin embargo, toda la funcionalidad genial del chat por la cual la gente utiliza Slack ya está presente en Google Workspace sin costos adicionales.

Aunque por el momento Slack tiene más integraciones con herramientas de terceros que Google Chat, los totales brutos son completamente irrelevantes si tienes todo lo que necesitas dentro de Google y sino, la integración está disponible para las herramientas específicas que necesitas integrar. Las integraciones adicionales no son una ventaja para Slack si es que son aplicaciones supérfluas que nunca utilizarás.

3. Detén el Spam y Ahorra

Google Workspace también tiene capacidades de filtrado de spam que puedes aprovechar y eliminar herramientas redundantes como Proofpoint y Mimecast. Los retos y las amenazas de seguridad cibernética que afrontan las empresas modernas están bien gestionadas por Google Workspace. Algunas de las mitigaciones más fuertes son fáciles de implementar y quizás no requieran costos adicionales, tal como la Autenticación de 2 Pasos de Google.

Pese a esto, los planes de seguridad cibernética deben ser multifacéticos. Una herramienta que recomienda Wursta es KnowBe4, la primera y más grande escuela y plataforma de phishing simulado y capacitación en concientización sobre seguridad. Como socio oficial de KnowBe4, Wursta puede apoyar tus campañas de phishing y sus capacitaciones.

4. Aumentos Positivos de Productividad con una Automatización Conveniente

Consolidarse completamente con Google Workspace no solamente te ahorrará dinero, sino que también te dará una gran potencial de aumentar la productividad. Claro que copiar y pegar un enlace de Zoom a una notificación de reunión no parece tomar tanto tiempo pero los minutos se van desperdiciando.

Adicionalmente la funcionalidad integrada de Google Workspace brinda varias conveniencias como:

• La inclusión automática de un enlace de Google Meet apenas se crea una notificación de reunión
• Cuando se comparte un documento por medio de Chat o e-mail Google automáticamente revisa los permisos del documento y te solicita actualizar si es necesario
• Alertas automáticas cuando etiquetas a alguien dentro de un documento para asignarle una tarea de seguimiento

5. Reduce los riesgos con gestión centralizada

Eliminar las aplicaciones de negocios innecesarias también elimina la necesidad de manejar esas aplicaciones. Tareas de operaciones SaaS tales como la integración y desintegración de usuarios requieren tiempo para los profesionales de TI. Especialmente en el caso de almacenamiento de datos,las deficiencias en la gobernanza pueden generar riesgos de seguridad ya que los archivos que contienen datos confidenciales podrían compartirse externamente.

La consolidación permite que los administradores controlen esos puntos de acceso en un sólo lugar, en lugar de participar de un tedioso copiar y pegar con interminables hojas de cálculo para administrar cada cuenta de usuario que abarca un exceso de aplicaciones.

6. Gestión de Fusión de Puntos Finales

Con empleados que acceden frequentemente a los datos de la compañía Y correos electrónicos a través de teléfonos y tablets,la gestión de dispositivos móviles (MDM) es necesaria. Al no tener estándares de seguridad, las organizaciones pueden afrontar cientos de vectores de ataque itinerantes.

Google Workspace incluye funcionalidades de MDM tales como la gestión de puntos finales. Puedes solicitar bloqueos de pantalla y contraseñas seguras y borrar datos confidenciales con el borrado del dispositivo o la eliminación selectiva de cuentas para Android e iOS, así como bloquear el acceso a sesiones específicas de Windows, Chrome OS, Linux y MacOS. Todo esto puedes hacerlo desde tu consola administrativa sin tener que pagar por otra aplicación.

Haz que Google Workspace Funcione para tu Organización

Wursta ofrece la migración e integración de empleados, al igual que servicios de optimización para Google Workspace. Todo esto comienza por entender tus iniciativas de negocio y accediendo tu configuración actual para identificar las áreas que pueden ser mejoradas. Déjanos ayudarte a sacar lo máximos de tu inversión en Google Workspace.