Las Mejores Formas de Automatizar tu Organización en el 2023
Recientemente Wursta presentó un seminario web: «Las Mejores Formas de Automatizar tu Organizaciónen el 2023» en la cual compartimos automatizaciones para ahorrar tiempo y hacer más eficiente tu trabajo. Puedes ver la grabación del seminario web y además he cubierto lo más importante en este blog.
Hemos dividido las automatizaciones en tres áreas claves:
- Tareas Repetitivas: Aprovisionamiento de cuentas, acceso a roles, membresías de grupos
- Reportes/ Monitoreos: Alertas de actividad, alertas del systema
- Respuestas a Incidentes: Protección de datos, reglas de confianza
Lo Primero es lo Primero: Vinculación y Desvinculación
La automatización del ciclo de vida de la cuenta sería la primera área que abordaría yo si estuviera incorporándome a un nuevo entorno como administrador. La gestión del ciclo de vida de la cuenta es un proceso muy importante especialmente en el aspecto de desaprovisionamiento. Al introducir la automatización de cuentas los administradores pueden:
- Liberar el espacio de tiempo normalmente asignado a las configuraciones manuales de cuentas
- Controlar los costos por medio de mejor manejo de licencias
- Mejorar la seguridad al asegurar que el acceso sea permitido y eliminado rápidamente.
Para comenzar ese proceso primero hay que aprender sobre los sistemas de Recursos Humanos utilizados en tu organización. De fábrica, Google incluye muchos sistemas para las conexiones. Muchos sistemas HRIS basados en la nube pueden integrarse directamente con Google Workspace, mientras que otros brindan capacidad de conexión a través de API.
A continuación, trabaja con RR.HH. para garantizar que cada usuario tenga la información de atributos adecuada asociada consu perfil, con puntos de datos tales como título departamento y gerente. Una vez los datos estén disponibles en Workspace los atributos pueden ser utilizados para aprovisionar y desaprovisionar automáticamente cuentas de espacio de trabajo.
La Nueva Característica de Workspace: Dynamic Groups
Al usar la nueva característica de workspace, Dynamic Groups (Grupos Dinámicos), puedes utilizar la información de los atributos para crear automáticamente grupos de Google y luego utilizar esos grupos para varias cosas, como por ejemplo:
- Acceso a recursos de Drive
- Listas de distribución de Correos Electrónicos
- Acceso a calendarios y aplicaciones
Integración SCIM: Automatiza tu Lista en la Nube
La integración de SCIM (Especificacióndel Sistema para la Gestión de Identidades entre Dominios), está disponible para varias aplicaciones de la nube por medio de Workspace y permite automatizaciones extensivas de tu lista en la Nube. Una vez que hayas establecido el proceso de creación automática de cuentas de Workspace desde tu sistema de recursos humanos, puedes usar esa información de perfil para aprovisionar automáticamente nuevas cuentas en otros sistemas como Slack y Salesforce.
Creación de Utilidades Ad-Hoc
Apps Script es la plataforma nativa de desarrollo rápido de Google que facilita la creaciónde aplicaciones de negocios y utilidades que funcionan con Workspace. Puedes construir una lista casi infinita de automatizaciones.
- Construye automatizaciones que se activen por eventos importantes
- Accede a las APIs de Workspace para realizar funciones en nombre de otros usuarios
- Publica App Script avanzado con una interfaz de usuario web para disfrutar de una experiencia completa con la aplicación
- Interactúa con otros servicios de Google incluyendo AdSense, Analytics, Calendar, Drive, Gmail y Maps
Entonces, profundizaré en algunos ejemplos de Apps Script.
Manejar Archivos Adjuntos de Correo Electrónico
La mayoría de nosotros conocemos los beneficios de compartir enlaces a archivos en las unidades compartidas pero a veces todavía recibimos archivos como archivos adjuntos en correos electrónicos. Lidiar con eso puede ser muy tedioso (¡y buscar la información que necesitas es aún más tedioso!)
En el seminario web compartí una demostración de cómo automatizar esto. El script busca correos electrónicos con una etiqueta designada y si tienen un archivo adjunto auntomáticamente lo guardan a Google Drive.
También demostré cómo:
- Recibir notificaciones automáticas cuando un colega agrega nuevos archivos a una carpeta compartida de Google Drive
- Crear el mismo grupo de carpetas para cada nuevo proyecto que, por cierto, describí también este proceso en otro blog reciente: «Agregando Automatizaciones a Google Drive con Apps Script.»
Automatizaciones de Respuesta a Incidentes
Pasemos de las tareas repetitivas a nuestra tercera área clave de automatización: Respuesta a incidentes. Esta es otra área en la que podemos ganar eficiencia al establecer las automatizaciones con App Script. Algunos ejemplos específicos a la seguridad incluyen:
Protección de Datos en el Drive:
- Bloquea automáticamente el intercambio de archivos que contienen datos confidenciales (basado en tu propia definición)
- Fomenta la adaptación completa a Google Drive, respaldada por esta red de seguridad para evitar la fuga de datos
Confianza y Reglas de Actividad
- Define las formas en que tus usuarios pueden compartir los archivos en base al tipo de datos que contienen
- Bloquea el reenvío automático de correos electrónicos a una cuenta personal
Acceso Consciente del Contenido
- Define los requisitos en que un usuario puede o no puede acceder a Google Workspace y las
aplicaciones asociadas - Ej: Restricciones de IP, restricciones de dispositivos, geocercas (evitar el acceso desde una ubicación geográfica fuera del área de trabajo normal de un usuario)
Contáctanos para ver si Wursta puede ayudar a tu organización con los servicios de Google Workspace y las automatizaciones porque «hacer menos es más.»