Libere el poder de Google Workspace: funciones que quizás no conocías

Google Workspace, un conjunto de herramientas de productividad y colaboración, está repleto de funciones que suelen sorprender incluso a los usuarios más experimentados. Más allá de sus funciones básicas, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones, hay un tesoro de funciones avanzadas que pueden potenciar su flujo de trabajo. Wursta ha elaborado una guía a continuación con algunas de estas joyas ocultas.

Google Meet: mejora tus reuniones virtuales

Vista del orador

Esta primera función resalta automáticamente al orador activo durante una reunión, lo que mejora la capacidad de los usuarios para seguir la conversación. Al destacar al orador actual, permite que los participantes sigan participando y garantiza un flujo de comunicación más fluido. Esta función es especialmente útil en entornos de grupos grandes, donde hacer un seguimiento de quién está hablando puede resultar complicado.

Cómo utilizar la vista del orador: Cuando estés en una reunión, haz clic en los tres puntos que se encuentran en la esquina inferior derecha de la pantalla. Luego, selecciona Cambiar diseño y luego Vista del orador.

(…>Cambiar diseño > Vista del orador)

Reducción de ruido de fondo

Nadie quiere oír ruido de fondo y, con esta función, no tendrás que preocuparte por ello. Google Meet utiliza tecnología avanzada para minimizar las distracciones, como los clics del teclado, el ruido del tráfico e incluso los sonidos de las mascotas. Esto no solo garantiza una mejor calidad de audio para todos los participantes, sino que también permite una experiencia de comunicación más centrada y atractiva.

Cómo utilizar la reducción de ruido de fondo: Haz clic en el engranaje de configuración. Selecciona Audio a la izquierda. Habrá una opción para Suprimir el ruido de fondo que puedes ajustar según tus necesidades.

(Configuración>Audio>Suprimir ruido de fondo)

Subtítulos en vivo

¿No te gustaría que la vida real tuviera subtítulos? Con Live Captions, Google Meet ofrece:

• Transcripción en tiempo real de palabras habladas
• Mejora de la accesibilidad durante las reuniones para personas con discapacidad auditiva
• Mayor claridad para quienes se encuentran en entornos ruidosos

Estos garantizan que todos puedan participar plenamente y permiten una comunicación y comprensión más claras independientemente del entorno.

Cómo utilizar subtítulos en directo: Haz clic en Configuración y selecciona Accesibilidad. Junto a Subtítulos en directo, puedes activarlos o desactivarlos.

(Configuración>Accesibilidad>Subtítulos en vivo)

Grabación de la reunión

¿Alguien se perdió una reunión? O tal vez necesites una actualización rápida. De cualquier manera, la grabación de reuniones te permite capturar conversaciones importantes y guardarlas en Google Drive para futuras referencias. Esta función es ideal para retrospectivas de equipo, sesiones de capacitación o presentaciones de clientes, ya que garantiza que la información y los conocimientos valiosos estén fácilmente accesibles cuando los necesites.

Cómo grabar una reunión: En la parte inferior derecha de la pantalla, haz clic en Actividades y luego en Grabación. Haz clic en Iniciar grabación. Aparecerá una pantalla emergente que te indicará que la grabación ha comenzado. Cuando hayas terminado, haz clic nuevamente en Actividades, esta vez seleccionando Detener grabación.

(Actividades>Grabación>Iniciar grabación)

Salas de reuniones

Divida sus reuniones en grupos más pequeños con las salas para grupos pequeños, que le permiten realizar debates centrados en ellas. Son perfectas para sesiones de lluvia de ideas, actividades de resolución de problemas o grupos de intercambio de idiomas. Este formato facilita una participación más comprometida y permite conversaciones más profundas entre los participantes, ya que le permite dividir las reuniones grandes en grupos más pequeños para debates centrados en ellas. Son perfectas para sesiones de lluvia de ideas, actividades de resolución de problemas o grupos de intercambio de idiomas.

Cómo usar salas de reuniones: Al configurar una nueva reunión, crea un nuevo evento de Google Calendar. Luego, agrega la videoconferencia de Google Meet al evento. Agrega a los participantes. Selecciona Cambiar configuración de conferencia. En el lado izquierdo, selecciona Salas para grupos pequeños. Luego, puedes elegir la cantidad de salas para grupos pequeños y arrastrar a los participantes a diferentes salas. Por último, recuerda guardar. 

(Agregar nuevo evento de Google Calendar > Agregar Google Meet > Agregar participantes > Seleccionar Cambiar configuración de conferencia > Salas para grupos pequeños > Ajustar salas según sea necesario > Guardar)

Preguntas & Respuestas

Conéctese directamente con los participantes de Meet con las opciones de preguntas y respuestas en Workspace que fomentan las sesiones interactivas al permitir que los participantes hagan y respondan preguntas directamente dentro de la reunión. Este enfoque fomenta la participación y promueve el intercambio de conocimientos entre todos los asistentes, lo que crea un entorno dinámico donde se valoran los aportes de todos.

Cómo utilizar preguntas y respuestas en Google Meet: Seleccione Controles del anfitrión en la parte inferior izquierda de la pantalla. Desplácese hasta Actividades de reuniones y active Permitir preguntas en Preguntas y respuestas.

(Seleccione Controles del anfitrión > Actividades de reuniones > Activar Permitir preguntas)

Encuestas

Recopile comentarios y opiniones instantáneas de su audiencia con encuestas en tiempo real. Simplifican el proceso de evaluación de la comprensión, las preferencias o la toma de decisiones, lo que le permite evaluar con mayor facilidad qué es lo que más resuena entre su audiencia.

Cómo utilizar encuestas en Google Meet: Mientras esté en Google Meet, seleccione Actividades en la parada. Luego, seleccione la opción Encuestas. Toque Iniciar una encuesta para ingresar su pregunta y agregar opciones de respuesta.

(Actividades>Encuestas>Iniciar una encuesta)

Google Drive: tu fortaleza digital

Chips inteligentes

Estas funciones sugieren de forma inteligente personas, archivos y tareas relevantes a medida que escribe, lo que le permite ahorrar tiempo y esfuerzo a la hora de encontrar la información correcta. Esta función mejora la productividad al agilizar el proceso de búsqueda y garantizar que tenga acceso rápido a los recursos más pertinentes.

Acceso sin conexión

No hay nada más frustrante que no poder trabajar porque no tienes conexión a Internet. El acceso sin conexión te permite trabajar sin problemas, incluso cuando no estás conectado a Internet. Esta funcionalidad garantiza una productividad ininterrumpida mientras estás en movimiento, lo que te permite mantenerte eficiente y concentrado independientemente de tu estado en línea.

Historial de versiones de archivos

¿Tu trabajo anterior es mejor? ¡No te preocupes! Esta función te permite hacer un seguimiento de los cambios realizados en tus archivos, lo que te permite volver a versiones anteriores. Esta funcionalidad funciona como una red de seguridad que te brinda tranquilidad mientras trabajas, sabiendo que siempre puedes volver a una versión anterior si es necesario.

Cómo acceder a versiones anteriores de archivos en Google Drive: Accede a Google Drive y abre tu archivo. Haz clic en Archivo, luego en Historial de versiones y, por último, en Ver historial de versiones. Selecciona una marca de tiempo para ver una versión anterior del mosaico. Para volver a la versión anterior, haz clic en Restaurar esta versión.

(Archivo>Historial de versiones>Ver historial de versiones>Restaurar)

Google Docs: escribe de forma más inteligente y rápida

Escritura por voz

¡Deja de escribir y empieza a hablar! Dicte sus pensamientos directamente en su documento, lo que lo convierte en una solución ideal para quienes necesitan un enfoque con manos libres o desean tomar notas rápidas. Esta función mejora la productividad al permitir que los usuarios expresen sus ideas verbalmente, lo que simplifica el proceso de escritura y ahorra tiempo.

Cómo utilizar la escritura por voz en Google Docs: Abre Google Docs en un navegador compatible. Selecciona Herramientas y, a continuación, Dictado por voz. Debería aparecer un cuadro de micrófono. Cuando estés listo para hablar, haz clic en el micrófono. Recuerda hablar con claridad y a un volumen y ritmo normales. Cuando hayas terminado, puedes finalizar la sesión haciendo clic en el micrófono nuevamente.

(Documentos de Google > Herramientas > Escritura por voz > Caja de micrófono)

Redacción inteligente

No tienes que hacerlo tú solo. Smart Compose sugiere completar el texto mientras escribes, lo que ayuda a acelerar el proceso de escritura y reducir los errores tipográficos. Al proporcionar recomendaciones inteligentes, agiliza el proceso de redacción de mensajes, correos electrónicos o documentos, lo que hace que la escritura sea más eficiente y menos propensa a errores. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la productividad general, lo que permite a los usuarios centrarse más en sus ideas en lugar de quedar atrapados en la mecánica de escribir.

Cómo utilizar Redacción inteligente en Google Docs: ¡Empiece a escribir! A medida que escriba, aparecerán sugerencias. Puede presionar la tecla de tabulación o la tecla de flecha derecha y el texto sugerido pasará a formar parte de su documento.

Herramientas de dibujo

Ofréceles algo para mirar y visualiza tus ideas a través de diagramas, diagramas de flujo e ilustraciones personalizados. El uso de estas herramientas puede mejorar la claridad y la comprensión, lo que hace que los conceptos complejos sean más fáciles de comunicar y comprender.

Cómo utilizar herramientas de dibujo en Google Docs: En el menú desplegable Insertar, seleccione Herramientas de dibujo. Desde allí, podrá editar, cargar e insertar cualquier cantidad de imágenes, gráficos y mucho más.

¿Quieres saber más sobre las funciones de Google Docs? Consulta nuestro blog en Cómo usar Gemini AI en Google Docs aquí. 

Hojas de cálculo de Google: análisis de datos reinventado

Tablas dinámicas

Se trata de herramientas potentes y una excelente manera de analizar y resumir grandes conjuntos de datos, lo que permite a los usuarios descubrir información y tendencias que podrían no ser evidentes de inmediato. Al organizar y manipular los datos de manera eficaz, las tablas dinámicas permiten una comprensión más clara de la información disponible, lo que facilita la identificación de patrones y la extracción de conclusiones significativas a partir de conjuntos de datos complejos.

Cómo utilizar tablas dinámicas en Hojas de cálculo de Google:

1. Seleccione el rango de datos que desea analizar, incluido el encabezado de cada columna.
2. Haga clic en el menú desplegable Insertar y seleccione Tabla dinámica.
3. Elija el destino de su tabla en una hoja nueva o existente.

(Seleccione Datos>Insertar>Tabla dinámica)

Formato condicional

El formato condicional es una herramienta valiosa que le ayuda a resaltar puntos de datos importantes con

señales visuales, lo que facilita la identificación de patrones y anomalías en sus conjuntos de datos. Esta función mejora su capacidad de analizar rápidamente la información al llamar la atención sobre valores o tendencias significativos, lo que facilita una toma de decisiones más eficaz.

Cómo utilizar el formato condicional en Hojas de cálculo de Google: Seleccione el rango al que desea aplicar formato. Seleccione Formato y, a continuación, Formato condicional. Desde allí, puede agregar su fórmula de formato personalizada. 

Validación de datos

La validación de datos desempeña un papel fundamental para garantizar la calidad de los datos, ya que impone reglas y restricciones específicas a la entrada de datos. Este proceso ayuda a evitar errores e inconsistencias, lo que en última instancia conduce a datos más precisos y confiables. Al aplicar estas reglas, las organizaciones pueden mantener la integridad de sus datos, lo que es esencial para la toma de decisiones y el análisis eficaces.

Cómo utilizar la validación de datos en Hojas de cálculo de Google:

1. Seleccione el rango de datos para el que desea establecer la regla.
2. Seleccione Validación de datos.
3. Defina los criterios de la regla y el mensaje de error.
4. Seleccione Guardar.

Presentaciones de Google: presentaciones cautivadoras, simplificadas

Modo presentador

Mantén todas tus notas en un solo lugar y a las que puedas acceder fácilmente durante una presentación. El modo de presentador ofrece una vista especializada diseñada para presentadores, que muestra las notas del orador y un cronómetro, a la vez que minimiza las distracciones para la audiencia. Esta función mejora la experiencia de la presentación al permitir que el presentador se concentre en transmitir su mensaje de manera eficaz sin la interferencia de elementos innecesarios en la pantalla.

Cómo utilizar el modo Presente en Google Slides: En la esquina superior derecha, junto a la presentación de diapositivas, haga clic en la flecha hacia abajo y seleccione Vista del presentador.

Mando a distancia

Cualquier dispositivo móvil puede actuar como control remoto para su presentación, lo que mejora significativamente la flexibilidad y la interactividad. Esta función permite a los presentadores interactuar con su audiencia de manera más efectiva al moverse libremente por el espacio y al mismo tiempo controlar el flujo de su presentación.

Cómo usar tu teléfono como control remoto para Google Slides: En la parte superior derecha de la presentación, selecciona Presentar con control remoto. Espera hasta que la presentación esté completamente cargada y haz clic en Mostrar ID e iniciar control remoto, y recibirás un código de 6 dígitos. En tu teléfono, abre www.remoteforslides.com en su navegador e ingrese el código de 6 dígitos para conectar su teléfono a su presentación.

Temas personalizados

¡Sea creativo! Los temas personalizados le permiten crear presentaciones sorprendentes con una imagen de marca personalizada, lo que garantiza que se alineen perfectamente con el estilo y el mensaje de su organización. Estos temas brindan una oportunidad única de representar su marca de manera eficaz, lo que hace que sus presentaciones sean visualmente atractivas y coherentes con su identidad general.

Cómo utilizar temas de clientes para Google Slides: En la parte inferior derecha de la pantalla, haz clic en Importar tema. A continuación, haz doble clic en la presentación que deseas utilizar y selecciona el tema que desees. Haz clic en Importar tema. 

Google Workspace está repleto de funciones que pueden mejorar significativamente tu productividad y tus esfuerzos de colaboración. Desde las capacidades dinámicas de Google Meet hasta las herramientas eficientes de Google Drive y Docs, estas joyas ocultas están diseñadas para optimizar tus procesos de trabajo y fomentar una mejor comunicación en equipo. Experimenta con estas joyas ocultas para aumentar tu productividad y mejorar tu experiencia de colaboración. Al explorar y utilizar estas funcionalidades avanzadas, puedes liberar todo tu potencial, ahorrar tiempo y crear un entorno de trabajo más atractivo. Por lo tanto, ya sea que estés dirigiendo una reunión, colaborando en un documento u organizando archivos, aprovecha estas herramientas y lleva tu experiencia de Google Workspace a nuevas alturas.

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